Muito utilizado em empresas de diversos seguimentos e tamanhos o plano de ação é uma ferramenta de gestão empresarial que tem como base a elaboração de uma lista de todos os passos necessários para atingir um determinado objetivo. Além de segregar as tarefas a serem realizadas em etapas, um bom plano de ação também prevê o executor cada atividade, os prazos de execução e os valores a serem gastos na execução (orçamento). Acompanhe neste texto alguns detalhes de um bom orçamento.
O primeiro passo: Definir o objetivo a ser atingido
O que você deseja realizar? Esse deve ser o objetivo do seu planejamento. Por exemplo: a realização de um evento. Uma viagem. Sua graduação. A compra de um carro. A abertura de sua empresa. Podem ser objetivos simples ou complexo, seu planejamento vai contemplar todas as etapas e dificuldades em transformar seu sonho em realidade.
Elaborar um plano de ação empresarial é essencial para uma boa gestão do tempo, dos recursos e da equipe. Os planos de ação garantem que as atividades sejam realizadas de forma organizada, permitindo que a meta definida seja atingida com sucesso, de modo eficiente e eficaz.
Como fazer um plano de ação: Passo-a-passo
Após a definição do objetivo, a aplicação de um plano de ação pode ser dividida em três etapas:
1. Planejar
É a fase em que se monta a estrutura do plano de ação. Nessa fase identificamos as etapas necessárias para alcançar a meta estipulada, além de elaboração do cronograma e tapas a serem realizadas, contemplando todas as divisões de tarefas e o planejamento orçamentário.
Na fase de planejamento, podem ser realizados brainstorms com a equipe que participará do projeto para garantir que nenhum detalhe seja esquecido. A fase de planejamento se encerra com a finalização da relação de todos os itens (planilhas de controle de atividades) que servirá de base para a execução do plano de ação, de acordo com o modelo adotado.
2. Executar
Na execução a equipe responsável pelas atividades vão colocar em práticas várias ações. O objetivo do gestor do projeto é garantir que o plano de ação seja executado à risca, delegando atividades e acompanhando a realização das tarefas, dentro dos prazos e entregas estabelecidos.
A comunicação nesta etapa é fundamental, podendo colocar em risco a execução do projeto, caso haja erros no processo de troca de informações (comunicação efetiva). O gestor e sua equipe precisam estar cientes de todas as dificuldades e surgimento de problemas que impeçam a execução correta do plano de ação e do cumprimento das tarefas e atividades planejadas, a fim de tomar as decisões necessárias para contornar os imprevistos. A etapa de execução termina quando as etapas planejadas do projeto forem todas realizadas.
3. Análise
Todo Plano de Ação deve ser analisado. Muitas vezes os gestores e gerentes de projetos são negligentes na análise, seja na fase inicial, durante a sua execução ou mesmo na fase final do plano de ação, contudo, fazer a análise periódica do plano de ação é muito importante para o crescimento da organização. Na fase final, a análise é imprescindível, pois de como o plano de ação se comportou na prática é possível identificar os erros de planejamento ou execução das etapas planejadas.
O gerente do projeto e encarregado do plano de ação, juntamente com toda equipe envolvida devem usar esse momento para se analisar os sucessos e insucessos do projeto como um todo. Neste momento é essencial se perguntar:
– Os prazos foram suficientes? Eles foram cumpridos?
– Alguma etapa para o alcance do objetivo foi esquecida ou não planejada?
– Os fornecedores escolhidos foram os ideais?
– O orçamento foi ideal? Comprometeu a entrega do projeto?
– O objetivo final foi atingido?
Essas reflexões permitem que sejam identificados erros de planejamento que deverão ser corrigidos para um novo plano de ação e novos projetos, além de tornar a equipe mais consciente de suas deficiências e habilidades.
Modelos de plano de ação
Não existe um único modelo de plano de ação. O método mais famoso para o desenho de um plano de ação é o 5W2H. Temos um texto excelente explicando essa ferramenta, basta clicar aqui
Veja ainda os textos em nosso Blog, principalmente os da secção VOCÊ + GESTOR
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