Quais são os principais fatores de perdas de estoque e como prevenir?

A prevenção é uma excelente forma de diminuir as perdas com estoque. A seguir, veja os principais fatores que causam perdas e como preveni-las:

Furtos

Os furtos podem ser cometidos tanto por uma pessoa da equipe da loja quanto por terceiros (parceiros que tenham acesso ao ambiente de depósito e intrusos) e ocorrem quando há vulnerabilidade de segurança e pouco controle de entrada e saída de mercadorias.

O que fazer: Controle o acesso tanto de pessoas internas quanto externas. Essa é uma das formas mais eficientes de prevenção de furtos e pode ser feito por meio de sistemas de segurança, com integração em catracas e monitoramento de vídeo (CFTV).

Também é importante ter e demonstrar um controle rígido de estoque para inibir ações de furto, uma vez que os funcionários se conscientizam de que há contagem constante dos produtos no estoque. A realização periódica de inventários, bem como o registro adequado de tudo que é adquirido e vendido, portanto, são ações fundamentais.

Avarias

Problema muito comum em logística, as avarias acontecem quando um produto é danificado parcial ou integralmente. Geralmente, acontece antes mesmo da mercadoria chegar ao estoque, durante o transporte e manuseio feito pelo fornecedor.

Há casos em que as avarias acontecem internamente, por problemas estruturais do espaço físico onde as mercadorias estão estocadas (exposição excessiva à luz solar ou a falta dela, por exemplo), mas também por falta de equipamentos que facilitem a localização e o manuseio dos produtos (carrinhos de carga, equipamentos de transporte de paletes, etc).

O que fazer: Crie uma política de boas práticas de manuseio das mercadorias em estoque e exija conferência minuciosa dos produtos recebidos do fornecedor. Também é importante investir em equipamento para que a equipe empregue pouco esforço físico e concentre sua atenção em não cometer erros que possam causar danos aos produtos.

Falhas gerenciais

Do registro errado de produtos adquiridos ao não registro da saída na frente de caixa, os erros gerenciais estão muito ligados à falta de processos bem definidos, especialmente quando a loja não possui um bom sistema de controle de estoque.

Estas falhas implicam em estoques contábeis não fidedignos, que podem causar sérios prejuízos.

O que fazer: Invista em apoio tecnológico para o seu negócio. Tenha um bom sistema integrado, que una o estoque aos demais controles (compras, vendas, finanças, etc). Isso vai tornar os processos de controle de estoque mais ajustados e fidedignos, inclusive melhorando seu poder de análise, o que melhorará suas decisões.

Falhas operacionais

Um clássico erro operacional que pode acarretar em perdas é a venda de mercadorias que entraram em estoque depois, deixando de lado aquelas que já entraram há tempos e que podem ser perdidas por passar o tempo da validade.

O que fazer: Estabeleça a regra de estocar os produtos conforme a data de recebimento, bem como controle de lotes. Um bom sistema também pode ajudar neste controle, pois conhecendo o que está no depósito, você pode fazer ações de promoção de produtos mais antigos para ter um giro de estoque mais fluído e produtivo

Principais formas de combater as perdas de estoque:

A prevenção de perdas está ligada aos processos internos da operação do varejista, por isso grande parte das formas de combater tem relação com a melhoria e a criação de rotinas mais cuidadosas de operar a loja.

1. Sistema de gestão integrado

Hoje em dia pensar em uma gestão de processos sem contar com um sistema ERP integrado éimpossível. As informações dos softwares de todos os setores precisam estar integradas em uma única plataforma, dessa forma será garantida a segurança dos dados e a possibilidade de relatórios confiáveis.

Além disso, o sistema de gestão é importante para o controle de estoque em geral, pois ele será responsável por fornecer dados para a compra, venda e movimentação em geral das mercadorias que a loja possui.

2. Acompanhamento do volume de compras

Grande parte das perdas de estoque de uma loja está ligada ao desperdício de produtos que são derivados da falta de procura por parte dos consumidores, ou seja, a demora para vender, que gera fim do prazo de validade e ações promocionais sem sucesso.

Dessa forma, o setor de compras deve ser um dos responsáveis por evitar as perdas, estabelecendo um processo de aquisição de mercadorias baseado na demanda do cliente.

3. Controle de estoque

O controle de estoque é um dos grandes desafios do varejista e é o principal responsável por garantir o sucesso de toda a operação. Com a prevenção de perdas não é diferente, é essa atividade que deve acompanhar toda a movimentação dos itens na loja.

Vencimento, transporte e exposição nas prateleiras, são algumas atividades que devem ser acompanhadas de perto pela equipe responsável por controlar o estoque da loja. Esses processos são grandes causadores de desperdícios e o acompanhamento de perto é fundamental para reduzi-los.

4. Recebimento de mercadorias

A prevenção contra perdas de estoque deve começar no momento em que os produtos chegam ao depósito da loja. Um processo de recebimento de mercadoria eficiente deve oferecer informações precisas e corretas sobre os itens, alimentando assim todo o processo de controle de estoque e de vendas desses itens.

Os dados sobre a validade, transporte e exposição serão fundamentais para que a equipe responsável pelo controle de estoque possa adotar as melhores práticas, tanto para manuseio, quanto para venda.

Um processo muito utilizado por vários varejistas é o confronto do pedido de compra, com a Nota Fiscal Eletrônica e o recebimento na loja. 

5. PVPS – Primeiro que vence é o primeiro que sai

Essa rotina deve ser adotada pela equipe de reposição de mercadorias, que é basicamente, dar atenção aos produtos que têm um vencimento próximo.

Muitas vezes, na correria do dia a dia os repositores, com pressa, tendem a colocar os produtos sem prestar atenção na data de validade, isso pode ser a causa de grande parte das perdas desses itens. Sendo assim, aplicar um processo cuidadoso de reposição de mercadoria que tenha como fundamento deixar os produtos que vencem primeiro à frente, é uma boa estratégia para evitar perdas de estoque.

6. Processos estruturados

A operação do estoque deve ser baseada em uma estrutura fixa de controle e gestão. Essa estrutura deve ser baseada em regras e normas, dessa forma todos os processos que derivam do controle de estoque serão padronizados, evitando erros e divergências operacionais, que podem causar perdas.

É importante ressaltar que processos como rondas e auditorias fazem parte da rotina de prevenção de perdas e devem ser feitos para avaliar a efetividade das ações criadas para reduzir esses problemas.

7. Indicadores

Todos os processos do varejista devem ser avaliados e gerenciados por meio de indicadores de resultados. Esses dados serão importantes para avaliar a ocorrência de perdas de estoque, o aumento de produtos de alto risco e as causas que mais ocorrem na loja.

O planejamento de ações voltadas para o combate às perdas de estoque deve ser feito com base nesses indicadores, dessa forma, o gestor será amparado por dados precisos o que evita investimento errado.

8. Inventário de estoque

O inventário de estoqueé a principal forma de conseguir dados sobre o estoque da sua loja. Por meio dessa atividade será possível fazer o alinhamento entre as informações do sistema de gestão (estoque virtual) e os dados coletados no estoque (estoque físico).

Além disso, por meio do inventário é possível contar todas as mercadorias da loja e estabelecer informações precisas para o setor de compras e acertar o controle de estoque, evitando perdas de estoque.

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