O controle financeiro é o ponto mais sensível do gerenciamento de um negócio. Portanto, em pequenas e médias empresas, esse é um aspecto que não raramente é tratado de forma inadequada. Os principais erros cometidos por gestores são a falta de distinção entre despesas pessoais e do negócio, ausência de ferramentas de controle financeiro e automação e gestão baseada apenas no feeling.
A gestão financeira, quando bem orientada e executada, é muito mais do que uma forma de organização. Uma vez que se trata de uma aliada poderosa, que mantém a sustentabilidade e viabiliza o crescimento do negócio.
Nada pior para uma empresa do que conduzir a gestão sem foco. Por outro lado, são muitos empreendedores que se veem impossibilitados de contratar pessoas para ajudar no controle financeiro, fluxo de caixa e outras tarefas contábeis.
Pensando nisso, este artigo tem como objetivo esclarecer os principais pontos que devem ser tratados em relação às finanças. Então, esperamos que ao final, esteja bem informado. Além disso, queremos que saiba o que precisa ser feito para aprimorar o controle financeiro. Então vamos lá?
Qual a importância do controle financeiro empresarial?
Já dizia o guru do marketing, o professor Philip Kotler: “se você não pode medir, não pode gerenciar”. Portanto, não há negócio que prospere e gere receitas que não seja gerenciado em todos os seus aspectos. O mais importante deles, embora não deva ser confundido com a sua razão de existir, é o controle financeiro das contas, tanto a pagar quanto a receber — ou seja, as finanças.
Nesse quesito, é comum a recorrência de erros que, com o tempo, vão minando as reservas financeiras. Para piorar, esses erros tendem a encurtar a visão sobre o negócio. Dessa maneira, uma vez dentro do “olho do furacão”, o empreendedor em dificuldades não tem meios de parar para fazer a autocrítica necessária.
Como fazer para analisar criteriosamente o contexto e chegar ao que precisa para superar os gargalos de crescimento? A rotina diária não deixa espaço para o aprofundamento na Gestão Contábil.
O setor financeiro é como se fosse o conjunto de pistões dentro do motor de um carro. Portanto, é ele quem faz a máquina se movimentar, desde que perfeitamente integrado aos outros sistemas.
Em uma empresa, essa integração pode ser comparada com a sinergia entre os diversos setores. Uma vez que todos convergem na contabilidade, que é responsável pelo controle financeiros e ajustes financeiros que se fazem necessários.
Integração com outros setores
A integração com outros setores é outro aspecto que torna o controle das finanças ainda mais importante. Quando o dinheiro da empresa fica a cargo de uma só pessoa ou de profissionais não especializados, cria-se um perigoso contexto, em que a perda de controle financeiro é iminente.
O que deveria gerar lucros e dividendos acaba por se tornar uma verdadeira bomba relógio, prestes a explodir. Ou seja, isso acontece em função do acúmulo de tarefas por poucas pessoas, ou por apenas um profissional.
Para sair do caos financeiro, a primeira medida a ser tomada é a busca pelo conhecimento. Não há gestão eficaz que não seja amparada por muita informação. Além disso, especialistas só podem ser formados após acumularem massa crítica compatível com o exercício de suas competências.
Trocando em miúdos: não se pode esperar que as finanças caminhem bem quando elas não são tratadas com o nível de especialização e controle adequado.
Por que é essencial fazer um planejamento financeiro?
Antes de fazer uma viagem, todos nós precisamos nos preparar para a mudança de rotina, de hábitos e do novo lugar em que passaremos os dias. Essa preparação envolve a compra de passagens, escolha de roupas e utensílios indispensáveis ou a escolha de uma rota mais rápida, se a viagem for feita de carro.
Em empresas, a “viagem” tem como destino o saldo positivo ao final de um período. Para que esse percurso seja cumprido com segurança, é fundamental desenvolver um planejamento financeiro.
Por meio dele, será possível antecipar riscos, contemplar o pagamento de tributos e fornecedores e avaliar com precisão aspectos como preços, margem de lucro e diversos outros. Caso seja ignorado, a viagem deverá sair muito mais cara do que deveria. Na verdade, isso se você conseguir chegar ao destino em condições de aproveitar o passeio.
Em uma empresa, a jornada em direção à lucratividade demanda custos. Assim como em uma viagem turística, ao longo do caminho podem surgir despesas, que exigem capacidade financeira para serem quitadas. Seria aflitivo estar em um local desconhecido, sem ter meios para pagar despesas fundamentais, não é?
Por falar em fluxo de caixa…
O aprofundamento no trato das finanças é o que diferencia empresas de sucesso das que ficam pelo meio do caminho. Um dos elementos de gestão contábil que mais exige controle por parte dos contadores é o fluxo de caixa.
Resumidamente, trata-se do volume de recursos que entram e saem do caixa de uma empresa em um período estipulado. Quando entra mais dinheiro do que sai, temos saldo positivo, do contrário, o saldo será negativo. Simples assim. Será?
Se assim fosse, poderíamos presumir que fluxo de caixa positivo é o mesmo que lucro, não é mesmo? Esse é outro equívoco que empreendedores que não cuidam das finanças como deveriam cometem. Eles confundem lucro com os resultados do fluxo de caixa. E a experiência diz que são coisas distintas, embora se complementem.
Por definição, lucro é o quanto resta após apurar todas as receitas de um período, subtraindo desse montante o valor a ser pago com as despesas. Já o fluxo de caixa é quanto de dinheiro foi movimentado, inclusive valores a serem recebidos futuramente.
Em um caso hipotético, vamos supor que a empresa X gerou fluxo de caixa de R$ 50 mil reais em um mês. Desse valor, metade só será recebida depois de 60 dias. Significa que, ao final de 30 dias, o lucro não será de R$ 50 mil, mas de R$ 25 mil, que foi o valor efetivamente creditado.
Dica: os controles financeiros futuros são muito mais fáceis quando se utiliza um intermediador de pagamentos.
No fim do mês, as despesas com contas de luz, água, fornecedores, impostos e salários totalizaram R$ 15 mil. O lucro, portanto, foi de R$ 10 mil, mesmo que o fluxo de caixa tenha registrado movimentação de R$ 50 mil.
Uma empresa pode até ser lucrativa, mas se os erros na gestão de fluxo de caixa não são sanados ou os conceitos não são compreendidos, o risco de falência é considerável.
Portanto, lucro deve ser sempre percebido como o valor que fica após a empresa cobrir todas as suas despesas. A clareza nessa distinção é muito importante para um controle financeiro eficaz.
Você sabia que a tecnologia pode te ajudar?
As empresas que utilizam a tecnologia são, comprovadamente, as que mais percebem melhorias em seus processos internos. De acordo com estudos, para 74% das empresas que utilizam softwares, as informações para municiar decisões passaram a ser mais bem aproveitadas graças à tecnologia.
No mesmo estudo, outros dados expressivos foram apurados, tais como:
- 70% das empresas nacionais atualizam seus softwares constantemente;
- para 80%, a referida atualização dos softwares melhorou a organização dos processos;
- outros 71% declararam que a comunicação e a integração entre os setores melhoraram;
- 31% passou a utilizar novos recursos em termos de programação.
Outra vantagem que investimentos em tecnologia possibilitam é a liberação de mão de obra para tarefas mais estratégicas. Com o apoio de ferramentas de automação, gestão de banco de dados e de intermediação de pagamentos, tarefas que antes consumiam precioso tempo parecem desaparecer.
O que passa a acontecer, na verdade, é automatizar o que antes era feito manualmente. Portanto, deixam de ser feitas exaustivas conferências na tela do computador, ligações de cobrança (que aumentavam a conta telefônica) e outras atribuições.
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