#DicasGC: Como emitir notas fiscais na minha empresa

Uma dúvida muito comum a todos os empresários no início de carreira é “como emitir notas fiscais de venda da minha empresa?” Preparamos este material para deixar os empresários melhor informado sobre todos os trâmites legais e procedimentos que devem atentar para conseguir tal façanha, e os lucros começarem a chegar na empresa.

Cuidado com a Sonegação:
Sonegar não é solução!
Sonegar não é planejamento tributário!
Sonegar não é fácil!
Sonegar é ilegal e pode custar caro
!

Agora que consegui sua atenção, vamos destacar para você a importância e a relevância em se emitir as notas fiscais de venda, seus benefícios, suas repercussões e detalhes que envolvem a sua emissão.

As notas fiscais são instrumentos comuns no dia a dia das empresas. Qualquer empresa que queira operar na legalidade precisa oficializar suas transações comerciais através deste instrumento; que por sua vez, vai ser base de toda cadeia tributária.

A nota fiscal eletrônica foi tecnologia que possibilitou uma série de vantagens para as empresas, automatizando diversos processos e otimizando as operações, assim como exigiu que as empresas adaptassem e corrigissem diversos erros e procedimentos errados. Foi necessário superar dificuldades, contudo, foi possível gerar economia e agilidade nos processos internos, facilitando assim o dia a dia das empresas, gerando informações e dados mais confiáveis para contabilidade.

A adoção da nota fiscal eletrônica além de reduzir custos de impressão e armazenamento, agilizou vários processos nas empresas, dentre eles o preenchimento dos dados e diminuiu o risco de erros nos cálculos dos impostos, gerando assim segurança na emissão das notas.

Quando sou obrigado a emitir uma nota fiscal?

Toda pessoa jurídica é obrigada a emitir uma nota fiscal, para oficializar uma transação comercial, seja ela uma nota de venda de mercadoria, para oficializar a prestação de um serviço, ou outra forma (conhecimento de transporte, por exemplo!)

A nota fiscal é o documento mais importante para uma empresa. Esses documentos além de dar garantias as partes (vendedor e comprador), também são a base para comprovar o faturamento e fazer o recolhimento de impostos das empresas.

Fique atento: Deixar de emitir a nota fiscal pode trazer diversas consequências e problemas com o Fisco, nos casos mais graves, o empresário pode responder por sonegação fiscal, sendo passivo até de multas, prisão e apreensão de bens. 

Uma empresa que visa ter grandes clientes, negociar com órgãos públicos e participar de licitações, só será possível realizar tais transações com emissão de notas fiscais. Não agir de forma legal, resultará na perda destas oportunidades de negócio. 

Quais são os tipos de notas fiscais existentes hoje no Brasil?

Existem vários tipos, porém três são as mais usadas:

  • Nota Fiscal (NF): este modelo é usado para registrar a venda e compra de produtos, além de outras operações como importação, exportação, remessa, retorno e devolução.
  • Nota Fiscal de Serviços (NFS): este tipo é usado para registrar a prestação de serviços. Agências de publicidade, desenvolvedores de software, cabeleireiros, médicos, professores particulares, entre outras categorias, deve emitir essa nota. 
  • Nota Fiscal do Consumidor (NFC): é um tipo de nota que está substituindo o modelo do cupom fiscal. Ela é emitida na venda direta ao cliente, como no caso do varejo. 
  • Notas Fiscais Eletrônicas: Substituiu as notas emitidas em bloco de notas, tradicionalmente utilizada até o surgimento da nota eletrônica, porém a nota eletrônica é emitida e armazenamento exclusivamente por computadores e sistemas apropriados. Os blocos de notas exigiam um preenchimento manual, e o novo modelo exigiu padronização de informação e tecnologia

Para diferenciar os modelos antigos dos modelos eletrônicos, o novo modelo é identificado pelo -e após o nome do tipo da nota: 

  • Nota fiscal (de produto) — NF-e / NFE
  • Nota fiscal de serviço — NFS-e / NFSE
  • Nota fiscal do consumidor — NFC-e / NFCE

As notas eletrônicas surgiram em 2006 para facilitar o trabalho da própria Receita Federal, com o intuito de evitar a sonegação, dentro do projeto: Sistema Público de Escrituração Digital – SPED.

Vantagens do uso das notas fiscais

São muitas vantagens trazidas pela substituição das notas fiscais em papel e blocos, para as notas modernas, as notas fiscais eletrônicas, senão vejamos:

  • Economia de papel;
  • Economia de custos com a emissão e armazenamento das notas;
  • Agilidade no preenchimento da nota fiscal;
  • Agilidade no envio das informações para o Fisco;
  • Envio da cópia do cliente por e-mail;
  • Automatização de processos; 
  • Facilidade no arquivamento dos documentos (feito digitalmente);
  • Maior agilidade em caso de auditoria;
  • Redução do risco de erros e fraudes.

Adotar a nota fiscal eletrônica e realizar a emissão de todas as notas de venda de produtos e/ou serviços é a melhor forma de legalizar as finanças e tributação de suas empresas, de forma ágil, seguro e prático.

Certificado digital 

Para conseguir emitir sua primeira nota fiscal, será preciso adquirir um certificado digital. Este arquivo é uma assinatura virtual que garante a segurança das operações feitas pela internet, assegurando a autenticidade da nota fiscal emitida.  

Fale com seu contador e procure mais informações sobre o que é e quando deve ser utilizado um certificado digital, mas geralmente os modelos comumente utilizados são os tipos A1 ou A3, no entanto é sempre aconselhável verificar com o fornecedor e com o programa emissor de notas fiscais qual versão é aceita. 

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