Sistemas x planilhas x aplicativos (APP), qual a melhor forma de fazer um controle financeiro?

Gilson Castro

junho 5, 2021junho 22, 2021

Vou perguntar novamente: Qual o maior motivo de falência de uma empresa?

Com certeza a falta de controle financeiro e a falta de um planejamento financeiro é o principal motivo de muitas empresas fecharem as portas antes mesmo de alcançarem os primeiros anos de funcionamento.

Conforme os dados do IBGE apontam que 6 em cada 10 empresas fecham as portas antes de completarem 5 anos de vida. E segundo os especialistas o motivo está ligado às finanças, ou o controle financeiro.

A dificuldade, inexistência ou mesmo a insuficiência de um plano financeiro inviabiliza o que muitas organizações possam dirigir, controlar e coordenar ações para a execução dos seus objetivos.

Lembramos que os planos financeiros de curto prazo substância e vão sustentar os planos financeiros de longo prazo, ajudando a melhorar as alternativas de crescimento, a priorizar objetivos e a dar uma direção mais assertiva a vida da empresa.

É sabido que diversos gestores que utilizam o planejamento financeiro de curto, médio ou longo prazo como guia de tomada de decisão, ou na reparação dos planos operacionais podem realizar um planejamento de caixa, de lucros ou mesmo previsão de vendas para um período de meses, trimestres, anos ou a longo prazo, o que significa uma tentativa de prever o mercado e estabelecer estratégias que possam barrar obstáculos que impedem o crescimento.

Um ponto crucial a ser observado como elementos decisivos para o funcionamento de pequenas e médias empresas, o controle financeiro e o planejamento das finanças, ambas ferramentas indispensáveis para organizar, controlar e conduzir um negócio.

Uso de sistemas de controle

O maior erro cometido pelos empresários é: vou deixar para fazer um bom controle financeiro quando tiver um “super” sistema de controle!

Algumas empresas já possuem ferramentas excelentes de controle financeiro, contudo, nunca usaram 20% dos recursos de seus sistemas. Outro ponto crucial é a qualidade ou dedicação das pessoas que vão operar estes sistemas.

Qual o melhor sistema de controle financeiro para minha empresa?

Outro ponto polêmico é o tipo de sistema a ser utilizado nas empresas. Existem inúmeros sistemas de controle financeiro. Integrados, não integrados, locais ou/e em nuvem, inteligentes ou pré-parametrizados e por aí vai…

Não vai existir sistema ideal, vai existir aquele que sistema que o gestor da empresa decide utilizar como ferramenta de gestão e controle. Para que qualquer sistema financeiro seja bem-sucedido em seu uso é necessário a sua alimentação correta e a disciplina de mantê-lo em dias com as situações reais do seu negócio.

Alguns empresários apostam ainda no uso de sistemas via aplicativos (APP). Ideal para micro e pequenas empresas, fácil de utilizar e sempre a mão, essa forma de controle se mantém útil para pequenos controles e de empresas de baixo volume de negócios, contudo, com o passar do tempo, os próprios empresários sentem necessidades de outros recursos, geração de relatórios, detalhamento de informações, a possibilidade de geração de gráficos e indicadores de desempenho, fazendo com que a migração para sistemas mais robustos, digamos assim, torne-se inevitável.

Uso de planilhas financeiras

É muito comum muitos empresários não utilizarem os controles financeiros por sistemas, defendendo aí que o pagamento de valores para terem sistema é inviável, desnecessário ou mesmo que não se adeque ao seu negócio, levam ao uso de planilhas, construídas pelos próprios empresários, ou sendo adquiridas pela internet, o uso passa a ser frequente, contudo, a possibilidade de perda, fraude, não alimentação e outros motivos são grandes para que ocorra algum problema ou descontinuidade do uso dessa ferramenta.

Há que se destacar que o controle feito por planilhas não é errado, pelo contrário, é muito importante o seu uso, contudo, chamamos atenção para os riscos e perigos de perda ou impossibilidade de uso. Mas com certeza o uso de planilhas é muito melhor do que não ter nada na empresa como forma de controle de suas movimentações financeiras.

Uso de APP

É muito comum encontrar os novos empreendedores utilizarem aplicativos para smartphone para controlar e acompanhar o desempenho de seus empesas. Nada contra, isso é algo muito bom para que o gestor tenha todas as informações da sua empresa na palma da mão, literalmente. Chamamos atenção que mesmo com toda facilidade, estes tipos de controle facilitados são limitados. Crítica? aversão? Não usaria? Nada disso!

Muitos aplicativos são excelentes, confiáveis e com um número muito grande de informações. Alguns são gratuitos e de grande uso, outros são pagos, com valor bem acessível ao usuário, que consegue entregar muito mais dados e informações aos gestores.

O que precisamos refletir sobre este tipo de controle é que geralmente eles foram criados para serem um paliativo a falta de controle e acesso aos dados dos negócios. Eles não devem ser utilizados como única fonte de dados, e sim uma forma iniciar de coletar dados e acessar informações de forma rápida e prática. Geralmente as empresas vão precisar de outros sistemas, que vão trabalhar junto com os aplicativos para garantir uma base de dados muito maior para empresa.

O mais importante para qualquer negócio conseguir garantir a sua continuidade nos mercados é ter qualquer tipo de controle financeiro, haja vista já sabermos que essa falta é uma falta grave e crucial para a continuidade do negócio ou não, em curto e longo prazo.

BPO FINANCEIRO

Hoje já é possível fazer a terceirização dos serviços financeiros de sua empresa. Basta você querer e delegar esses controles e alimentação de sistemas financeiros por conta de uma empresa terceirizada. Você se concentra no que é melhor, e deixa as chatices e controles para quem gosta.

Geralmente chamada de BPO FINANCEIRO no mercado, a terceirização dos serviços financeiros veio para ajudar as empresas, de forma geral, não precisa ser grande ou pequena, a manter os controles necessários em dias. Sistemas modernos são utilizados para que os empresários possam ver esses resultados na prática. Aplicativos para celular facilitam o acesso a informação, de onde quer que você esteja. Usuários com perfil apenas de consulta, e para lançar lotes de pagamentos são criados nos bancos e tudo funciona com a máxima segurança, controle, e compartilhamento de informações e responsabilidades. Não é por falta de informação que você vai ficar sem controlar melhor sua empresa.

E você pode estar me perguntando: Gilson, isso é caro? Não! Na verdade, essa terceirização leva em conta o volume de movimentação financeira de sua empresa, os sistemas que ela utiliza hoje para vender e receber, dentre outros dados. É possível fazer uma cobrança personalizada destes serviços para sua empresa. O mercado pratica valores que vão de R$ 99,00 até valores maiores, quando o cliente é muito grande e possui a necessidade de ter uma equipe dedicada a isso. Mas geralmente, são preços mais baratos do que contratar um estagiário para ter os controles que você deseja ter de seu negócio.

O bom mesmo deste serviço é o uso de ferramentas de controle, integração com os setores de sua empresa, e até mesmo com a sua contabilidade, que vai conseguir importar toda movimentação financeira, gerando mais facilmente outras peças de controle e medição de desempenho de sua empresa, como são os balancetes mensais, as Demonstrações do Resultados dos Exercícios, as famosas DRE’s e muito mais.

E agora? Vai colocar culpa em quem por não ter os dados necessários para conduzir melhor sua empresa?

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